Denn Vorbereitung ist das A und O.
Egal ob Du zu den «Early Adopters» oder zu den «Late Followers» gehörst, früher oder später kommst Du nicht um das Thema Künstliche Intelligenz (KI) in Deinen Projekten vorbei. Wichtig ist, dass Du Deine Projekte auf den Einsatz von KI-Tools bereits heute optimal vorbereitest. Die Vorbereitung ist unabhängig davon, wie der KI-Einsatz in Deinem Unternehmen in Zukunft aussehen wird. Zum Einsatz von KI gehören unter anderem folgende Anforderungen:
▶ Datenverfügbarkeit und -qualität: KI-Modelle benötigen große Mengen an qualitativ hochwertigen, strukturierten und unstrukturierten Daten. Diese Daten sollten gut organisiert, zugänglich und repräsentativ für Dein Geschäftsfeld sein.
▶ Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen: Der Umgang mit Daten erfordert hohe Standards bei der Compliance, dem Datenschutz und -sicherheit, um regulatorische Anforderungen (z.B. DSGVO) zu erfüllen und das Vertrauen der Kunden und Mitarbeitenden zu erhalten.
▶ Klare Zieldefinition: Das Unternehmen muss klare Ziele und Anwendungsfälle für KI definieren, um die Technologie effektiv und zielgerichtet einzusetzen. Dazu gehört die Identifikation von Geschäftsprozessen – in Deinem Falle der Projektprozess.
▶ Schulung der Mitarbeitenden: Es ist wichtig, dass nicht nur die technischen Experten, sondern auch die Projektteams ein Grundverständnis von KI besitzen.
Daraus abgeleitet und basierend auf meinen Erfahrungen, gebe ich Dir folgende Empfehlungen für Deine Projekte mit:
- Digitalisiere Deine Projekte! Mit Papier kann KI nicht viel anfangen und KI benötigt aktuelle Daten z.B. für einen Projektstandbericht.
- Erarbeite und festige den Einsatz eines für alle Projekt gültigen Projekt-Management-Systems.
- Verstärke und normiere die Projekt-Office Tätigkeiten, z.B. standardisierte Projekt-Vorlagen wie Projektstandbericht. Das wird ein wichtiger Einsatz und Motivation für KI sein. KI entlastet Deine Teams von administrativen Arbeiten.
- Standardisiere die Datenablage: Verzeichnisse, Dateibezeichnungen, Versionierung, Vertraulichkeit.
- Sorge für Vollständigkeit und Gültigkeit der Daten: die gesamte Projektdokumentation inkl. Email-Verlauf auf elektronisch einfach zugänglichen Ablagen, Bereinigung von «Datenleichen» insbesondere am Projektende.
- Etabliere und vereinheitliche gängige Abkürzungen und Begrifflichkeiten mittels Glossars.
- Vereinheitliche die Abläufe und Prozesse: Basis dafür bilden standardisierte Projektstrukturpläne.
- Informiere und schule Deine Projektteams in der Anwendung dieser Massnahmen. Sie müssen die Motivation verstehen, heute jedoch noch nicht zwingend die Anwendung von KI.